Blogi

Laitetaan yksi PIM-järjestelmä, kiitos.

1.10.2020

Tuotetiedon hallinta

Laitetaan yksi PIM-järjestelmä, kiitos.

Tuotetiedonhallinnan kehittämiseen liittyviä tarjouksia ja ratkaisuehdotuksia valmistellessa
kohtaamme toimittajana erilaisia tilaajan hankintaprosesseja ja lähestymistapoja. Usein
hanketta kohti mentäessä tekemisen alustavat prioriteetit ja sisältö muotoutuvat yhteisen
design sprintin kautta syntyvän digitaalisen kehitystiekartan myötä, mutta yhtä usein
vastaanotamme pitkiä listoja ”valmiiksi” pureskeltuja vaatimuksia, joita ratkaisun tulee
täyttää. Tarvittaisiin siis vain yksi tällainen PIM järjestelmä, kiitos.

Näissä jälkimmäisen lähestymistavan mukaisissa tapauksissa yhtenä ratkaisuun liittyvänä
vaatimuksena on usein tietty aikataulu ja resurssit, ja siihen jatkokysymyksenä sitoutuminen
ko. aikataulun toteutumiseen ja budjettiin, kun vaatimuksetkin on kerran jo määritelty
valmiiksi. Muutama avoin kysymyskin sinne on kirjattu, mutta tokihan ne puristetaan samaan
aikatauluun mukaan. Toteutusta vaille valmista siis!

No eihän se näin todellisuudessa mene.

Kokemuksemme mukaan hyvin usein hankkeen sisältö ja rajaus muuttuvat, kun vaatimuksia
aletaan yhdessä tarkentamaan, ja avoimiin kysymyksiin löydetään vastauksia. Alkuperäiset
vaatimukset nykyisen prosessin mallintamisesta uuden järjestelmän ympärille poistuvat, kun
löydetään parempiakin tapoja tehdä asioita. Integraatioiden suhteenkin huomataan tässä
vaiheessa mainita, että meillähän tosiaan oli verkkokaupassa ne kustomoinnit, eikä
natiivirajapinta enää käykään sellaisenaan integraatioiden toteutukseen. ERP-
järjestelmässäkin oli näköjään jokin kehityshanke menossa, ja ei saada nyt IT:ltä tarpeeksi
tukea tähän meidän hankkeeseen. Odotellaan siis pari viikkoa, että saadaan riittävästi
resursseja asian selvittämiseen. Hyvinkin tuttuja juttuja varmasti monelle muullekin.

Vaikka toimittajan sitoutuminen ja riittävien resurssien varmistaminen on luonnollisesti
tärkeää, tilaajan on yhtä tärkeää sitoutua hankkeen läpiviemiseen. Tämän lisäksi tilaajalta
vaaditaan ymmärrystä ja joustavuutta hankkeen sisältöön ja aikatauluun kohdistuvien
muutosten osalta.

Kriittiset tekijät

Meidän kokemuksemme mukaan esimerkiksi PIM-järjestelmän käyttöönottoprojektin
aikatauluun ja sisältöön kriittisesti tilaajan puolelta vaikuttavia tekijöitä ovat:

Sitoutuminen

Jos hankkeeseen lähdetään, varmista että sovitut resurssit ja osaaminen
ovat saatavilla alustavan aikataulun mukaisesti eri vaiheisiin. Muuten syntyy pullonkauloja,
eikä asioita kyetä edistämään täysipainoisesti.

Yhtenäinen näkemys

Varmista, että eri sidosryhmien sukset ovat samaan suuntaan ja
sukset ovat ylipäänsä jalassa, kun hanke käynnistetään. Muuten hankkeen aikana aikaa kuluu
yllättävän paljon sisäisiin motivaatiopuheisiin ja konflikteihin.

Päätöksentekokyky

Toisinaan vaaditaan nopeita päätöksiä esimerkiksi hankkeen
sisältöön kohdistuvien muutosten suhteen, jotta eteneminen ja riippuvuudet eivät kärsi liikaa.
Jos päätöstä joudutaan odottamaan seuraavaan kuukausipalaveriin, myöhässähän sitä jo
ollaan.

Projektisalkku.

Kehitystä tapahtuu usein usealla rintamalla, jolloin riippuvuudet muihin
kehitysprojekteihin on huomioitava. On aina yhtä miellyttävä yllätys huomata hankkeen
aikana, että verkkokauppa, jonka piti olla valmis hankkeen alkuun mennessä ei olekaan vielä
valmis, tai että verkkokauppatiimi ei ole ylipäänsä tietoinen koko PIM-hankkeesta.

Julkaisukanavien ja järjestelmien kehitystarpeet sekä kolmansien osapuolten resurssit.

Tuotetiedonhallinnan kehittäminen asettaa hyvin usein
vaatimuksia myös eri julkaisukanavien ja järjestelmien kehittämiselle ja muutoksille. Tällöin
tarvitaan esimerkiksi myös verkkokauppa- tai ERP-kumppanin resursseja, joita ei nopealla
aikataululla ole välttämättä saatavilla.

Nykyisen tuotetiedon harmonisointi.

Lähtötilanne on hyvin usein se, että
nykyinen tuotetieto on hajallaan, ja sen laatu vaihtelee suuresti. Jos hankkeessa halutaan
päästä eteenpäin niin tiedon rakenteen kuin laadunkin suhteen, on syytä varautua
harmonisointityöhön, joka ei valmistu päivässä.

Monimutkainen liiketoimintalogiikka.

Kun se paperilla oleva suora viiva kahden
järjestelmän välillä alkaakin tarkentamisen myötä muotoutua täysiverisen
datatransformaatiotyökalun kaltaiseksi, kehittäjältä saattaa päästä muutama kirosana. Jos
tiedostat jo hankkeen alkaessa, että tietoarkkitehtuurisi on hieman levällään, ja kehittämistä
on tehty järjestelmien rajoitteiden ehdoilla, kannattaa varautua pieniin lisätöihin.

Kustomoinnit.

Meillä kaikilla on toimintatapoja, joista emme pääse hetkessä eroon,
vaikka parempiakin tapoja olisi olemassa. Toisinaan järjestelmiä joudutaan siis sovittamaan,
mikä luonnollisesti vie myös aikaa ja resursseja.

Avoimet kysymykset.

Jos tarjouspyyntösi sisältää asioita, jotka ”tarkennetaan
myöhemmin”, ne tosiaan tarkennetaan myöhemmin, jolloin niistä mahdollisesti aiheutuvat
aikatauluviiveet ja lisäkustannukset eivät toivottavasti tule yllätyksenä.

Avoimuus ja yhteistyö kannattaa

Hanketta valmistellessa on siis hyvä huomioida, että alustavat vaatimukset tulevat
tarkentumaan yhteistyön myötä, ja alkuperäiseen sisältöön ja aikatauluun tulee
todennäköisesti muutoksia. Kun kehitystyötä tehdään aidosti yhdessä ja avoimesti viestien,
monien kriittisten tekijöiden vaikutusta hankkeen onnistumiseen pystytään kuitenkin
minimoimaan.

Kirjoittaja:
Jonne Seppänen
PIM Specialist
Bonsky Digital Oy

Back to top